Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

E-Mail: michael.jorde@crewtakt.ch
Website: www.crewtakt.ch

2. Worum geht es bei CrewTakt?

CrewTakt ist eine Webanwendung für die Personal- und Schichtplanung. Dabei können insbesondere Mitarbeitendenstammdaten, Einsatzpläne, Abwesenheiten, Berechtigungen und technische Protokolldaten bearbeitet werden.

3. Rollen im Datenschutz

Für Personendaten, die ein Kunde über seine Mitarbeitenden in CrewTakt erfasst, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde verantwortlich. CrewTakt bearbeitet diese Daten im Auftrag des Kunden und nach dessen Weisungen.

Für die öffentliche Website, die Verwaltung der CrewTakt-Benutzerkonten, den sicheren Betrieb, Support und die Vertragsabwicklung ist CrewTakt im jeweiligen Umfang selbst verantwortlich.

4. Welche Personendaten werden bearbeitet?

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Stammdaten wie Name, interne Kennung, Funktion, Rolle, Standort, Status, Pensum und Sollstunden
• Planungsdaten wie Schichten, Arbeitszeiten, Verfügbarkeiten, Ferien, Ruhetage und sonstige Abwesenheiten
• Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Anwendungsrolle sowie Standort- und Bereichsberechtigungen
• Audit-Daten wie Zeitpunkt, Art einer Änderung und ausführender Benutzer
• Technische Daten, die für Betrieb, Authentifizierung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind

CrewTakt ist nicht dafür vorgesehen, medizinische Diagnosen oder detaillierte Gesundheitsangaben zu speichern. Abwesenheiten werden nur mit den für die Einsatzplanung erforderlichen Angaben erfasst.

5. Zwecke der Datenbearbeitung

Personendaten werden insbesondere für folgende Zwecke bearbeitet:

• Erstellen und Verwalten von Einsatz- und Wochenplänen
• Verwalten von Mitarbeitenden, Rollen, Standorten, Arbeitszeiten, Ferien, Abwesenheiten und Verfügbarkeiten
• Steuern von Zugriffsrechten und Mandantentrennung
• Erkennen von Planungsbedarf und Unterbesetzung
• Nachvollziehen sicherheits- und verwaltungsrelevanter Änderungen
• Betrieb, Absicherung, Weiterentwicklung und Fehleranalyse der Anwendung
• Support, Kommunikation und Betreuung der Kundenbeziehung

6. Herkunft der Daten

Die Daten werden durch berechtigte Benutzer des jeweiligen Kunden oder im Rahmen der Einrichtung und Betreuung des Kundenkontos erfasst. Die Mitarbeitenden des Kunden müssen CrewTakt nicht selbst benutzen und geben ihre Daten nicht zwingend persönlich ein.

7. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

CrewTakt gibt Personendaten nur weiter, soweit dies für den Betrieb der Anwendung, die Erfüllung vertraglicher Pflichten oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Ein eigener externer E-Mail-Versanddienst wird derzeit nicht eingesetzt.

8. Bearbeitung im Ausland

Das produktive Supabase-Projekt wird in der Region Irland betrieben. Durch den Einsatz von Vercel kann eine Bearbeitung von Daten auch ausserhalb der Schweiz stattfinden. Soweit erforderlich, stützt sich CrewTakt auf geeignete vertragliche und organisatorische Schutzmassnahmen der eingesetzten Anbieter.

9. Datensicherheit

CrewTakt setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Verbindungen, Authentifizierung, organisations- und rollenbezogene Berechtigungen, serverseitige Zugriffskontrollen, Mandantentrennung und Audit-Protokolle für relevante Verwaltungsaktionen. Zugriffe werden nach dem Erforderlichkeitsprinzip beschränkt.

10. Aufbewahrung, Export und Löschung

Personendaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die beschriebenen Zwecke, die Vertragsbeziehung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Berechtigte Administratoren können Benutzerzugänge im Rahmen der vorhandenen Sicherheitsregeln verwalten. Lösch- und Exportanfragen werden unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und technischer Abhängigkeiten bearbeitet.

11. Datenexport

Berechtigte Administratoren können einen organisationsbezogenen Datenexport im XLSX-Format erstellen. Der Export ist auf Daten der eigenen Organisation beschränkt und umfasst die in CrewTakt geführten Planungs-, Mitarbeitenden-, Einstellungs- und Protokolldaten, soweit sie für den Export vorgesehen sind.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Herausgabe ihrer Personendaten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Bei Mitarbeitendendaten ist in der Regel zuerst der jeweilige Arbeitgeber als verantwortlicher Kunde zu kontaktieren.

Datenschutzanfragen an CrewTakt können an michael.jorde@crewtakt.ch gerichtet werden.

13. Cookies, Analyse und Tracking

CrewTakt verwendet technisch erforderliche Speicher- und Sitzungsmechanismen, damit Anmeldung, Sicherheit und gewählte Darstellungsoptionen funktionieren. Derzeit setzt CrewTakt keine separate Analyse-, Werbe- oder Marketing-Tracking-Lösung ein.

14. Takti und KI-Funktionen

Takti ist derzeit als Entwicklungshinweis in der CrewTakt-Oberfläche sichtbar, aber noch nicht produktiv mit einem externen KI-Dienst verbunden. Personendaten werden deshalb gegenwärtig nicht für KI-Auswertungen an einen externen KI-Anbieter übermittelt.

Sollte künftig ein externer KI-Dienst eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor dessen produktivem Einsatz entsprechend aktualisiert.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

CrewTakt kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Anwendung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.